Optimalkan Administrasi Pendidikan dengan Integrasi Pembayaran Digital dan Sistem Akademik

Menyesuaikan zaman, sudah saatnya administrasi pendidikan yang masih menggunakan cara konvensional beralih ke sistem digital.  Integrasi pembayaran digital dan sistem akademik perlu menjadi perhatian serius agar manajemen operasional sekolah dapat berjalan lebih efektif dan efisien.

Baca Juga : Pembayaran Digital untuk Manajemen Keuangan Sekolah Transparan

Mengapa Siakad Perlu Didigitalisasi? 

Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) merupakan sistem yang dirancang untuk membantu lembaga pendidikan seperti menyusun dan mengelola aktivitas dan data akademik. Saat masih menggunakan cara konvensional, sistem ini cenderung menghadapi berbagai kendala yang sebenarnya bisa diatasi dengan penerapan sistem berbasis digital.

Digitalisasi SIAKAD juga dapat membuat sistem lebih cepat, akurat, dan terstruktur. Hal ini juga dapat membuka jalan bagi integrasi teknologi lain seperti pembayaran digital. Namun, bagaimana mengintegrasikan siakad dan pembayaran digital?

Integrasi pembayaran digital dan sistem akademik dapat dicapai lewat pemanfaatan API, yang bertugas menjadi penghubung otomatis antara keduanya. Melalui sistem yang saling terhubung ini, manajemen keuangan di sekolah dapat menjadi lebih transparan, efisien, serta mendorong transformasi digital di lingkungan pendidikan.

Komponen Penting dalam Integrasi Pembayaran Digital dan Sistem Akademik

Integrasi pembayaran digital dengan sistem akademik membutuhkan beberapa komponen penting agar berjalan dengan baik dan sesuai kebutuhan institusi pendidikan, diantaranya adalah sebagai berikut. 

1. Sistem Informasi Akademik (SIAKAD)  

Dalam integrasi pembayaran digital dengan sistem akademik, pihak sekolah membutuhkan SIAKAD berbasis komputer untuk menyimpan seluruh informasi siswa seperti riwayat pembayaran, jadwal pembayaran, serta jumlah tagihan.

2. Payment Gateway 

Payment gateway akan dibutuhkan pihak sekolah untuk menghubungkan sistem akademik dengan sistem pembayaran. Payment gateway juga memungkinkan proses transaksi berjalan aman dan cepat, serta mendukung multi-payment.

3. API Integrasi  

API integrasi berfungsi untuk menghubungan sistem informasi akademik dengan payment gateway agar pertukaran data transaksi dapat berjalan secara otomatis. Selain itu, API juga bertugas untuk sinkronisasi data dengan tingkat akurasi yang tinggi serta meminimalisasi kesalahan manual.

4. Dasbor Pelaporan dan Analitik  

Integrasi pembayaran digital dan sistem akademik juga membutuhkan dasbor yang dapat memberikan laporan keuangan, memperlihatkan status pembayaran, serta menunjukkan analisis tren pembayaran.  Dengan adanya dasbor pelaporan dan analitik, pihak sekolah dapat memanfaatkannya untuk pengambilan keputusan berbasis data dan juga audit keuangan.

Dampak Positif Integrasi Digital terhadap Tata Kelola Sekolah

Berikut adalah beberapa dampak positif integrasi digital terhadap tata kelola sekolah.

1. Menghemat Waktu dan Tenaga

Sistem yang terintegrasi dapat menghemat waktu dan tenaga karena proses manajemen sekolah, baik administrasi maupun keuangan, dapat dijalankan secara otomatis.

Pembayaran yang terintegrasi dengan SIAKAD akan mencatat sendiri setiap transaksi. Sehingga petugas administrasi yang dulu harus mencatat satu persatu dan memverifikasi secara manual, kini dapat fokus pada tugas lainnya.

2. Mengurangi Risiko Kekeliruan Pencatatan dan Kehilangan Data

Transaksi yang dicatat secara manual, berpotensi tinggi terjadi kesalahan pencatatan atau bahkan kehilangan dokumen fisik, entah hilang atau rusak. 

Penggunaan SIAKAD yang terintegrasi dapat menjadi solusi agar masalah semacam itu tidak terjadi lagi.

3. Data dan Informasi yang Transparan

Dengan mengintegrasikan sistem akademik dengan sistem pembayaran, proses informasi menjadi lebih terbuka. Baik sekolah maupun siswa, dapat memantau riwayat dan status pembayaran melalui dasbor interaktif yang informasinya selalu diperbarui. 

4. Prosesnya Aman dan Cepat

Biasanya integrasi siakad dengan sistem pembayaran menawarkan berbagai metode pembayaran sehingga prosesnya tak perlu lagi melewati loket pembayaran manual. Atau jika masih menggunakan metode tradisional, umumnya prosesnya takkan memakan waktu lama.  Selain itu, sistem pembayaran digital juga menawarkan keamanan tingkat tinggi yang membuat data keuangan terjaga dengan maksimal.

Langkah-Langkah Menerapkan Integrasi Sistem Akademik dan Pembayaran Digital

Integrasi pembayaran digital dan sistem akademik membutuhkan beberapa tahapan agar bisa diterapkan, berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan.

1. Ketahui Apa Kebutuhan Sekolah

Perhatikan apa yang menjadi kebutuhan sekolah. Misalnya saat hendak mengintegrasikan sistem akademik dan pembayaran digital, pilih dengan cermat fitur keuangan apa saja yang ingin dihubungkan, termasuk bank yang ingin digaet menjadi partner.

2. Mengontak Bank

Hubungi pihak bank untuk bekerja sama dalam integrasi pembayaran digital dan sistem akademik. Biasanya bank memiliki divisi khusus untuk mengurus kerjasama semacam ini.

3. Pengesahan dan Kesepakatan

Setelah mengontak bank dan mengajukan permintaan, bank akan meninjau dan menimbang. Jika memenuhi syarat, bank akan memberikan pengesahan dan kesepakatan terkait integrasi pembayaran digital dan sistem akademik.

4. Akses ke Dokumentasi API

Akses ke dokumentasi API biasanya akan diberikan bank setelah pengesahan dan kesepakatan. Akses dokumentasi ini biasanya berisi tutorial penggunaan API, serta pedoman yang dibutuhkan.

5. Pengembangan dan Pengujian

Umumnya, tahapan ini meliputi proses merancang instruksi program, memeriksa apakah semuanya berjalan sesuai rencana, serta memperbaiki kesalahan yang ada atau bug yang muncul.

6. Keamanan

Menjaga keamanan selalu menjadi prioritas utama, apalagi proses ini melibatkan data dan informasi sensitif siswa. Sehingga menjaga kerahasiaan data pribadi dan rincian keuangan siswa harus menjadi perhatian serius.

Fitur Unggulan CRING! Payment Facilitator untuk Institusi Pendidikan

CRING! Payment facilitator menawarkan berbagai fitur unggulan yang bisa dimanfaatkan oleh institusi pendidikan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. CRING! Payment Facilitator

Sebagai payment facilitator, setiap transaksi yang dilakukan melalui CRING! akan langsung terhubung dengan rekening milik sekolah. Sehingga pihak sekolah tidak harus top up saat bertransaksi ataupun melakukan withdrawal.

2. Dapat Diintegrasikan melalui API

CRING! dapat dengan mudah diintegrasikan melalui API. Bahkan, pihak sekolah bisa langsung mengintegrasikan CRING! melalui web portal CRING! yang telah disediakan. 

3. Multi-Payment

CRING! payment facilitator juga mendukung berbagai metode pembayaran atau multi-payment seperti QRIS, transfer bank, virtual account, dan lain sebagainya.

Baca Juga : Pembayaran pendidikan Lebih Efisien dengan QRIS

Integrasikan Pembayaran Digital dan Administrasi Sekolah Anda dengan CRING!

Mengintegrasikan pembayaran digital dan administrasi sekolah telah menjadi kebutuhan di era canggihnya teknologi ini. Sistem manajemen administrasi yang mudah digunakan, terpusat, dan efisien tentu menjadi dambaan tiap sekolah.

Oleh sebab itu, kehadiran CRING! payment facilitator dapat menjadi pendorong utama dalam laju digitalisasi di lingkungan pendidikan. Tunggu apa lagi? Hubungi tim CRING! sekarang dan gabungkan sistem akademik dan keuangan dalam platform pembayaran yang terintegrasi.