Teknologi Digital Onboarding untuk Proses Pendaftaran yang Lebih Efisien

Perkembangan teknologi selalu membawa manusia pada inovasi yang dahulu mungkin tak pernah terbayangkan. Salah satunya adalah teknologi digital onboarding yang memberikan berbagai manfaat nyata bagi perusahaan dan pelanggan.  

Baca Juga : Keamanan Transaksi Digital yang Optimal dengan Account Bank Validator

Pengertian Digital Onboarding 

Hadirnya teknologi digital onboarding menjadi angin segar bagi perusahaan dan pelanggan. Muncul pertama kali pada 2006, digital onboarding di Indonesia mulai dioperasikan pada industri perbankan. Akan tetapi, kini teknologi ini telah banyak digunakan oleh berbagai sektor industri karena manfaat yang ditawarkannya. Namun, apa itu digital onboarding? 

Digital onboarding merupakan sebuah teknologi yang mempermudah perusahaan untuk mengenalkan produk atau layanan mereka kepada pelanggan secara online. Proses ini mulai dari pendaftaran, verifikasi data dan identitas, sampai tanda tangan digital, dan biasanya proses ini diterapkan di sektor seperti e-commerce, asuransi, dan perbankan. Dengan teknologi ini, perusahaan dapat mempercepat layanan dan menghemat biaya operasional. Perusahaan juga bisa menjangkau pelanggan lebih banyak karena prosesnya bisa dilakukan kapan saja dan dimana saja. 

Komponen yang Ada dalam Digital Onboarding

Komponen dalam digital onboarding meliputi beberapa bagian penting. Adapun komponen yang ada dalam digital onboarding adalah sebagai berikut:

1. Pendaftaran Online

Pada bagian ini pelanggan mengisi informasi pribadi atau data yang diperlukan lewat formulir digital yang aman di situs web atau aplikasi.

2. Verifikasi Identitas Online

Pemeriksaan dokumen identitas seperti KTP, SIM, dan Paspor menggunakan teknologi e-KYC (electronic Know Your Customer), teknologi pengenalan wajah, atau biometrik untuk memastikan keaslian identitas pelanggan.

3. Pengunggahan Dokumen

Pelanggan diminta mengunggah dokumen yang dibutuhkan seperti KTP, NPWP, dan dokumen lainnya, langsung ke platform digital yang terenkripsi.

4. Pengaturan Akun dan Pengarahan 

Pengguna dapat mengatur sendiri preferensi akun mereka, seperti mengatur kata sandi, mengelola notifikasi, dan lainnya. Selain itu, perusahaan perlu memberikan buku petunjuk atau video tutorial tentang produk atau layanan yang akan ditawarkan. 

5. Autentikasi dan Keamanan

Penggunaan sistem keamanan ekstra seperti autentikasi dua faktor (2FA), OTP (one-time password), atau enkripsi data untuk memastikan keamanan data dan informasi pelanggan.

6. Tanda Tangan Digital

Tersedia pilihan untuk menandatangani dokumen secara digital sebagai tanda persetujuan syarat dan ketentuan. Tanda tangan digital validitas hukum yang setara dengan tanda tangan fisik.

7. Integrasi Sistem Back-end

Memastikan data yang dikumpulkan telah terhubung dengan sistem internal perusahaan seperti CRM (Customer Relationship Management) untuk diolah lebih lanjut. 

8. Feedback dan Edukasi Pelanggan

Pengguna dapat memberikan feedback atau umpan balik melalui saluran yang disediakan oleh perusahaan. Selain itu, berikan panduan tentang cara menggunakan produk atau layanan, misalnya lewat buku panduan, video tutorial, dan sebagainya.

9. Notifikasi dan Pembaruan Status

Memberikan pembaruan status proses onboarding secara real-time kepada pelanggan lewat pesan SMS, email, atau notifikasi aplikasi.

Manfaat Digital Onboarding

Digital onboarding memiliki sejumlah manfaat baik bagi perusahaan maupun bagi pelanggan, di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Efisiensi Biaya dan Waktu

Teknologi digital onboarding dapat membantu mengotomatisasi proses administratif yang awalnya bersifat manual dan membutuhkan waktu cukup lama menjadi lebih singkat. Karena bersifat otomatis, kebutuhan sumber daya manusia pun dapat dikurangi yang akan berefek pada penghematan biaya operasional.

2. Mengurangi Risiko Kekeliruan

Proses entri data secara manual sangat berisiko terdapat kesalahan pencatatan. Teknologi RPA (Robotic Process Automation) dalam digital onboarding mampu meminimalisasi berbagai kekeliruan dengan cara mengotomatisasi pekerjaan rutin yang berulang dan rawan kesalahan, seperti pengisian formulir, input data, dan pengelolaan dokumen. 

Dengan proses otomatisasi, kesalahan yang mungkin terjadi dapat diminimalkan, sehingga dapat meningkatkan ketepatan data dan efisiensi proses secara keseluruhan.

3. Meningkatkan Keamanan Data

Penerapan digital onboarding pada perusahaan juga dapat meningkatkan keamanan data. Proses onboarding digital dilakukan melalui aplikasi atau sistem yang sudah terintegrasi dengan platform penyimpanan data berbasis cloud yang dilengkapi dengan lapisan keamanan seperti enkripsi end-to-end. Dengan begitu, seluruh informasi perusahaan dan pelanggan akan terpusat dan terkelola dengan baik, menghindari risiko penyebaran data yang tidak terkendali.

4. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan

Implementasi otomatisasi dalam proses onboarding dapat meningkatkan pengalaman pelanggan karena RPA akan berperan dalam memastikan alur yang lebih lancar dan tanpa hambatan. Pelanggan akan merasakan proses yang lebih cepat dan praktis pada saat melakukan pendaftaran atau aktivasi layanan. 

5. Skalabilitas dan Fleksibilitas

Digital onboarding memungkinkan perusahaan untuk menambah atau mengurangi jumlah robot RPA berdasarkan volume pekerjaan yang ada, memberikan tingkat fleksibilitas yang tinggi dalam operasional. RPA membuat perusahaan mampu untuk  menyesuaikan dan mengembangkan proses onboarding sesuai dengan perkembangan dan perubahan kebutuhan bisnis. 

Contoh Penggunaan Digital Onboarding

Terdapat beberapa contoh penggunaan digital onboarding, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Perbankan dan Layanan Keuangan Lainnya

Industri perbankan merupakan salah satu industri yang pertama kali menerapkan digital onboarding. Teknologi ini mempermudah proses pada saat pembukaan rekening baru. Tanpa perlu datang langsung ke kantor cabang, nasabah baru bisa mendaftar atau mengakses layanan perbankan secara online melalui aplikasi.

2. Perusahaan Asuransi

Bukan hanya perbankan, perusahaan asuransi juga sudah banyak yang telah menerapkan onboarding digital untuk memudahkan proses pendaftaran polis. Pelanggan yang ingin mendaftar bisa mengisi formulir online dan mengunggah dokumen yang dibutuhkan. Persetujuan atau penawaran polis dapat pelanggan lihat di situs web atau aplikasi.

3. E-commerce 

Contoh penerapan digital onboarding selanjutnya adalah pada platform e-commerce. Proses pendaftaran akun dan verifikasi identitas biasanya dilakukan sepenuhnya secara online melalui situs web atau aplikasi.

Baca Juga : API Payment Facilitator pada Sistem Pembayaran yang Terintegrasi

Perbedaan Digital Onboarding dan Self Onboarding 

Metode yang sering digunakan dalam proses pendaftaran bukan hanya digital onboarding, tetapi ada juga self onboarding. Berikut adalah perbedaan digital onboarding dan self onboarding.

Digital Onboarding 

Digital onboarding adalah proses pendampingan pengguna baru dengan pendekatan yang melibatkan interaksi langsung atau semi-otomatis. Metode ini biasanya berupa tutorial interaktif, panduan langkah demi langkah yang membuat pengguna dapat memahami produk secara menyeluruh. Anda bisa memilih Digital Onboarding, jika produk Anda memiliki proses yang memerlukan penjelasan mendalam atau pengaturan teknis.

Self Onboarding 

Self-onboarding adalah proses di mana pengguna baru mulai menggunakan produk atau layanan secara mandiri tanpa banyak bantuan dari perusahaan. Anda bisa memilih self-onboarding, jika produk Anda bersifat intuitif dan mudah digunakan tanpa memerlukan banyak panduan tambahan. 

Solusi Efektif Mempercepat Proses Registrasi Pelanggan dengan Digital Onboarding 

CRING! merupakan produk pembayaran yang berfokus pada market B2B (business-to-business), sehingga digital onboarding dapat menjadi pilihan tepat dan efisien untuk diterapkan. Digital onboarding dmemungkinkan perusahaan untuk menyederhanakan dan mempercepat alur pendaftaran pelanggan. Namun, tetap mempertahankan intervensi manusia karena sifat bisnis B2B yang lebih kompleks, seperti proses KYC (Know Your Customer) dan KYB (Know Your Business) yang diperlukan untuk verifikasi identitas dan legalitas. Dengan kombinasi teknologi digital dan peran manusia, CRING! Payment Facilitator dapat memberikan pengalaman yang aman dan nyaman untuk bisnis Anda. Tunggu apa lagi? Gunakan CRING! sekarang juga.